ELYKIAS SARL · Elykias Digicreate
ELYKIAS SARL accorde une importance essentielle à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel des personnes concernées par ses services.
La présente politique explique, de manière transparente, quelles données personnelles nous collectons, pourquoi, sur quelle base juridique, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons, comment nous les protégeons, et quels sont vos droits ainsi que la manière de les exercer.
Elle s'applique à tous nos logiciels, applications, sites internet et services, ci-après désignés collectivement les « Services ».
ELYKIAS SARL (exerçant sous la marque commerciale Elykias Digicreate)
Responsable de la protection des données : Lucie Many KIENO-B
Point de contact « Protection des données » : info@elykias.com — objet du message : « Données personnelles ».
Nous traitons les données personnelles conformément à :
La présente politique couvre les Services suivants :
| Service | Description | Rôle d'ELYKIAS SARL |
|---|---|---|
| Loukol | Logiciel de gestion scolaire (ERP) et portail parents/élèves | Sous-traitant |
| Malewa ERP | Logiciel de gestion d'entreprise (facturation, caisse, personnel) | Sous-traitant |
| Sites web | Sites vitrines, pages de souscription et formulaires de contact (ex. loukol.com) | Responsable |
| Gestion des abonnés | Outil interne de gestion de nos clients : données clients, moyens de paiement et facturation. Non accessible aux clients. | Responsable |
Deux rôles distincts.
Responsable de traitement — Pour nos sites web et la gestion de nos propres clients/abonnés, ELYKIAS SARL détermine les finalités et les moyens du traitement. Cette politique s'applique alors directement.
Sous-traitant — Pour nos logiciels ERP (Loukol, Malewa), les données saisies (élèves, parents, salariés, clients…) appartiennent au client — établissement, entreprise ou professionnel — qui en est le responsable de traitement. ELYKIAS SARL n'agit que sur ses instructions, pour héberger et faire fonctionner le logiciel. Chaque client reste maître de ses données et répond des informations qu'il collecte auprès des personnes concernées.
Personnes morales et personnes physiques.
Nos clients — qu'il s'agisse de nos propres abonnés ou des utilisateurs de nos ERP — peuvent être des personnes morales (écoles, entreprises, associations) comme des personnes physiques (professionnels, particuliers). La présente politique protège les données à caractère personnel des personnes physiques concernées : le client lui-même lorsqu'il est une personne physique, ainsi que les représentants, contacts et autres personnes dont les données sont traitées lorsque le client est une personne morale.
Selon le Service utilisé, nous sommes amenés à traiter les catégories de données suivantes :
| Service | Catégories de données |
|---|---|
| Loukol | Élèves (nom, prénom, date de naissance, sexe, classe, photo éventuelle, résultats et bulletins), parents/tuteurs (nom, téléphone, e-mail, lien de parenté), personnel (identité, fonction, coordonnées), données de scolarité et d'écolage (montants, échéances, paiements enregistrés). |
| Malewa ERP | Clients et fournisseurs (identité, coordonnées), documents commerciaux (factures, encaissements), personnel de l'entreprise cliente (identité, coordonnées). |
| Sites web | Données de formulaire (nom, e-mail, téléphone, nom de l'établissement, message), données techniques de connexion (adresse IP, type de navigateur, pages consultées). |
| Gestion des abonnés (interne) | Coordonnées du client (établissement/entreprise et personne de contact), formule souscrite, moyens de paiement du client, factures et historique de facturation, journaux d'accès et d'utilisation. Ces informations sont traitées par ELYKIAS pour la relation contractuelle et ne sont pas accessibles aux clients. |
Nous ne collectons que les données strictement nécessaires aux finalités décrites ci-après (principe de minimisation).
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fournir et faire fonctionner nos logiciels et services (hébergement, sauvegarde, support) | Exécution du contrat / instructions du client responsable |
| Gérer la scolarité, les écolages, les bulletins et le portail parents (Loukol) | Exécution du contrat entre l'école et les familles (ELYKIAS agit comme sous-traitant) |
| Traiter les demandes de contact et de souscription (sites web) | Mesures précontractuelles / consentement |
| Gérer les abonnements, la facturation et la relation client | Exécution du contrat / obligation légale (comptabilité) |
| Assurer la sécurité, prévenir la fraude et diagnostiquer les incidents | Intérêt légitime |
| Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales | Obligation légale |
Le logiciel Loukol traite des données relatives à des élèves mineurs. Ces données sont particulièrement protégées.
Dans le cadre de la gestion des écolages (Loukol) et de la facturation (Malewa), nous traitons des données financières : montants dus, échéances, modes de règlement et paiements enregistrés par l'établissement ou l'entreprise. Pour ces logiciels, ELYKIAS agit comme sous-traitant.
Par ailleurs, dans le cadre de la gestion de nos propres clients (outil interne), ELYKIAS SARL, en qualité de responsable de traitement, traite les moyens de paiement de ses clients et émet leurs factures. Ces informations servent exclusivement à la gestion de la relation contractuelle et au recouvrement ; elles sont accessibles au seul personnel habilité d'ELYKIAS et protégées par des mesures de sécurité appropriées (voir §13). Nous ne conservons aucune donnée bancaire sensible en clair au-delà de ce qui est nécessaire au traitement des règlements.
Paiement mobile automatisé : le service d'encaissement automatique par mobile money (MTN MoMo, Airtel Money) est en cours de développement et n'est pas encore actif. La présente politique sera mise à jour avant toute mise en service, notamment pour préciser le traitement des numéros de téléphone et références de transaction.
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Elles peuvent être communiquées à :
Nos prestataires sont tenus par des engagements de confidentialité et de sécurité, et n'utilisent les données que selon nos instructions.
Nos applications et courriels peuvent être hébergés sur les infrastructures de notre prestataire OVH, dont des centres de données sont situés dans l'Union européenne (France). Ces transferts s'effectuent vers un environnement offrant un niveau de protection adéquat et encadré contractuellement. Vous pouvez nous contacter pour obtenir davantage d'informations sur ces garanties.
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données saisies dans les logiciels ERP (élèves, clients, etc.) | Pendant la durée du contrat avec le client responsable, puis restitution ou suppression selon ses instructions |
| Données de scolarité et bulletins | Selon les obligations de l'établissement scolaire |
| Données de facturation et comptables | Durée légale de conservation applicable (obligations comptables et fiscales) |
| Demandes de contact / souscription non abouties | Le temps nécessaire au traitement de la demande, puis archivage limité |
| Journaux techniques et de sécurité | Durée limitée nécessaire à la sécurité et au diagnostic |
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation, notamment :
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes concernées, nous prenons les mesures appropriées et informons, le cas échéant, l'autorité compétente et les personnes concernées conformément à la réglementation.
Nos sites web peuvent utiliser des cookies strictement nécessaires à leur fonctionnement (par exemple pour la sécurité ou la mémorisation de préférences d'affichage). Le cas échéant, des mesures d'audience anonymisées peuvent être utilisées. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies non essentiels.
Conformément à la Loi n° 29-2019, vous disposez, sur les données vous concernant, des droits suivants :
Comment exercer vos droits ? Adressez votre demande à info@elykias.com (objet : « Données personnelles »), en précisant votre identité. Nous répondons dans les meilleurs délais.
Lorsque les données sont gérées dans un logiciel ERP pour le compte d'un établissement ou d'une entreprise, votre demande doit être adressée directement à cet établissement ou cette entreprise (responsable de traitement). Nous relaierons votre demande vers lui si nécessaire.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente en République du Congo (ARPCE), après nous avoir contactés.
Nous pouvons faire évoluer la présente politique pour tenir compte d'évolutions légales, techniques ou de nos services (notamment la mise en service de nouveaux produits). La version applicable est celle publiée sur nos supports, avec sa date d'entrée en vigueur. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.
Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles :